在经济不景气,企业IT预算紧缩的时期,如何节省成本,已成为企业最关心的议题。本文介绍南卡罗莱纳州缓刑假释暨特赦服务部门、Southern Methodist大学等机构节省IT开支的技巧。
企业IT预算紧缩,但商务运作却不能停顿,如何取得这其中的平衡点,再再考验CIO的智慧。南卡罗莱纳州缓刑假释暨特赦服务部门信息服务协理David O’Berry采用软件与协同合作的方式来降低其营运成本。这家机构参与了政府的信息应用计划,以开发一套可供超过70个州政府单位共享的软件及可重复使用的程序代码数据库。
以软件促进整合及资源共享
有了这套系统软件的协助,当这些单位需求启动一项新项目时,就可以事先查询是否有适当的工具、专家、案例,甚至是硬件平台…等,可供其参考、使用与交换。O’Berry举例说:“IT人员可上网查询其它单位是否有多余的硬件资源释出,以省去不必要的采购开销。”
除此之外,一些项目执行的程序代码与经验,也可藉由此项机制进行交换。“我们会将由Sybase转换至Net/SQL架构所需的讯息与程序都链入数据库内。”O’Berry说:“如果有其它的单位要执行同样的项目,只要参照先行的做法即可,无形之中可省下大量摸索而浪费的时间与成本。”
不过他也强调,这种分享的机制要能顺利执行,成员在参与时,彼此之间要遵守的公约必不可少,而让成员愿意进行双向分享与沟通的机制也很重要。“如果大家都藏私,人人都留一手,那这计划一定失败。”O’Berry这示。
不要受到合约限制
在过去景气良好的时代,企业采购通常是以询、比、议价程序,然后再与选定厂商签定长期合约的方式进行。但现在由于经济情势看坏,再加上许多厂商削价竞争的结果,价格常常一日数跌,此时若还是以签定长期合约的方式进行采购,往往会对企业造成不利的结果。
举例来说,Southern Methodist大学的技术长Allen Gwinn表示,之前该校选定两家无线通讯业者为服务供货商,但Gwinn却发现目前在市场上,这两家业者的通讯费率却是他所询到最低价的4倍。「现在无线通讯已经是完全成熟的商业市场,厂商之间打的价格战十分激烈。企业若以传统采购方式,往往拿不到最漂亮的价格。」Gwinn这么说。
同样的精神也可应用到服务合约的签定上。“我们会随时检定每一份服务合约,以确定能拿到最好的价格。”俄勒冈州的Bend La Pine学校,其IT副协理Ben Hansen并补充说:“最好的重议时间时点是在每季的第三个月,因为此时公司都在结算当季业绩,供货商议约的愿意较高,价格也比较容易砍下来。”
为了争取供货商的支持,Hansen还建议企业应该开诚布公,明白告知供货商其预算目标。“我们会让供货商知道我们有多少预算,有哪些项目一定得完成。”另外,Hansen表示:“我们也会让他们知道他们并非独家议约,除非他们能提出更优惠的条件,否则合约将会拱手让人。”截至目前为止,Hansen已经使用这些招术,为学校在通讯、硬件服务及设备成本方式节省了不少开支。Hansen说:“主要是因为现在的环境是买方市场。如果在一、两年前,我们是没有这样的谈判空间可利用的。”
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